Depuis de nombreuses années, l’association est reconnue comme organisme de formation et dispose d’un n° d’agrément lui permettant d’organiser des formations comme les Journées Techniques Biomédicales prises en charge par l’ANFH (Association Nationale pour la Formation du personnel Hospitalier). Et c’est ce qui permet à tout technicien biomédical de s’inscrire et participer à notre rencontre annuelle.
La seule contrainte pour l’association, pour conserver son statut d’organisme de formation, était de déposer annuellement son bilan pédagogique et financier auprès de l’organisme compétent.
La réglementation a, par la suite, évolué et il a fallu formaliser d’une autre manière notre savoir-faire et notre compétence au travers d’une certification dénommée DATADOCK.
Après près d’une année de travail par les membres du CA de l’association, le sésame DATADOCK a été obtenu et nous avons ainsi pu continuer à accueillir stagiaires et étudiants. Ce référentiel ne nécessite pas de vérifications sur site, seuls les documents (procédures, organisation, formulaires, etc..) sont transmis à l’organisme certificateur pour analyse et validation. Toute la procédure se déroule à distance.
Nous pensions en avoir fini, mais le législateur a souhaité monter encore d’un cran la qualité des prestations et a imposé à tous les organismes de formation souhaitant bénéficier de financements publics, une certification en continu qui porte le nom de QUALIOPI.
A la différence de DATADOCK, cette certification passe par un audit en présentiel sur site d’une durée d’un jour et c’est l’ensemble du processus d’organisation des JTB qui est passé au crible. Un second audit, en distanciel, est planifié 18 mois après l’obtention du sésame initial et dure une demi-journée. Et ensuite tous les 18 mois on recommence !
Si à l’origine cette certification devait être effective au plus tard le 1er janvier 2021, la situation sanitaire a compliqué les choses et les autorités ont décidé de reporter au 1er janvier 2022 l’obligation de cette certification. Voire même jusqu’au 31 mars 2022 pour les structures pouvant prouver que la démarche avait été initiée avant le 31 décembre 2021 (ce qui a été le cas pour l’AAMB).
Après recherche et évaluation d’un organisme certificateur, l’association a contractualisé avec l’APAVE pour l’audit initial ainsi que pour l’audit de suivi 18 mois plus tard.
Pour mettre toutes les chances de notre côté, nous avons aussi opté pour un pré-audit en distanciel qui s’est déroulé à PARIS le 13 janvier 2022. Cette étape a permis de mettre en évidence certains manques que nous avons ensuite pu retravailler avant l’audit final qui a eu lieu, en présence de l’auditrice, le 18 février 2022 sur une journée entière dans une salle de réunion de l’hôpital Hôtel Dieu à PARIS.
A l’issue de l’audit, il restait une non-conformité à traiter (concernant la gestion des personnes en situation de handicap (PSH)) et après quelques échanges, elle a pu être levée. L’AAMB a donc décroché sa certification à la date du 03/03/2022.
S’agissant d’une démarche en continu, un audit de suivi est prévu au second semestre 2023 et portera principalement sur les Journées de 2022 à PAU.
Il faut néanmoins noter que cette démarche représente un coût non négligeable pour l’association, soit près de 1 800 € tous les 18 mois. Dépense qu’il faudra très certainement intégrer dans les budgets prévisionnels annuels des années à venir.
Cette certification, qui est une large reconnaissance de notre organisation et nous permet de continuer à organiser nos JTB annuelles, nous impose néanmoins beaucoup de rigueur.
Les feuilles d’émargement, les questionnaires d’évaluation, le contrôle de présence, les enquêtes de satisfaction, tant sur les conférences que sur les ateliers, seront autant d’éléments que nous devrons, à l’avenir, maîtriser et être en mesure de fournir les preuves de manière totalement exhaustive.
Nous aurons certainement l’occasion de vous expliquer en détail ce que cela implique, mais nous vous donnons d’ores et déjà rendez-vous à PAU dans quelques mois pour la 40ème édition de nos Journées Techniques Biomédicales.
Le groupe Qualiopi de l’AAMB
La certification qualité a été délivrée au titre de la catégorie d’action suivante : ACTIONS DE FORMATION